Guía para viajes de empresa: costes, gastos y cómo planificarlos

Guía para viajes de empresa: costes, gastos y cómo planificarlos

Hacer negocios requiere, a menudo, viajar tanto dentro como fuera del país. Casi todos los gerentes están constantemente pensando en cómo optimizar los costes de su empresa, especialmente en un entorno económico difícil.

Sin embargo, no todo el mundo conoce formas eficaces para hacerlo y, en algunas ocasiones, los presupuestos establecidos para viajes de empresa se descontrolan y exceden significativamente a la necesidad real.

Entonces, ¿cómo puede optimizar sus costes? Siga esta guía para acertar en la planificación de una eficiente Política de gastos de viaje para su empresa.

Defina una Política de Viajes

El primer paso para optimizar el presupuesto de los viajes de negocios debe ser el desarrollo de una Política de Viajes. Su objetivo es controlar y optimizar los gastos y sistematizar el proceso de preparación y organización.

Por ejemplo, establece los procedimientos para reservar, los límites para las habitaciones de hotel y los billetes, criterios y recomendaciones para la selección de vuelos, clase de servicio y restricciones o privilegios para un determinado nivel de empleados.

Una Política de Viajes correctamente redactada e implementada puede reducir significativamente los costes de su organización. Hay estudios que señalan ahorros de hasta un 30%, dependiendo de la empresa.

Tarifas especiales para alojamiento y billetes

Uno de los puntos clave para optimizar los costes son las condiciones corporativas favorables establecidas por aerolíneas, cadenas de hoteles, etc., acordadas entre clientes y proveedores de servicios.

En este caso, la empresa alcanza acuerdos exclusivos con determinados operadores y de este modo obtiene mejores condiciones. Por supuesto, la Política de Viajes de la empresa establecerá que los empleados deberán utilizar estos servicios de proveedores que ofrecen condiciones ventajosas de cooperación, tanto de precio como en calidad.

Ábrase a nuevas alternativas: ¿pisos en vez de hoteles?

El mercado ofrece hoy más alternativas que el tradicional alojamiento en hotel y que pueden reportar ventajas añadidas a su empresa.

Por ejemplo, cada vez más compañías se suman a la tendencia de alquiler temporal de pisos para sus empleados. Por ejemplo, con Homyspace puedes no ólo alcanzar ahorros de hasta un 70%, sino que además nos encargamos de todo el procedimiento, con el consiguiente ahorro en tiempo para su organización.

Gastos de desplazamiento y manutención

Además de los costes del viaje para llegar al destino y del alojamiento, también han de tenerse en cuenta otros gastos añadidos, como los de desplazamiento dentro de las ciudades y de comida.

A cada empleado que viaja por motivos de trabajo se le abonan unas dietas. Lo ideal sería que éstas cubrieran totalmente el coste de la comida y los pequeños gastos, como los cafés que se toman con los clientes durante una reunión.

En cuanto a los desplazamientos, el taxi o los coches de alquiler representan las mejores opciones. Tenga en cuenta que también puede alcanzar acuerdos con operadores que le facilitarán mejores opciones por volumen.

Lo importante es marcar unas restricciones razonables, que permitan el desempeño normal del trabajador, pero también que impidan prácticas excesivas en los llamados gastos de representación.

Adopción de una política de cancelación óptima

Ante cualquier imprevisto o cambio de planes, un empleado puede verse obligado a cancelar el viaje de negocios, y todo lo que ello conlleva, o a cambiar las condiciones, adelantando o retrasando los billetes por ejemplo.

Esto sucede más veces de los que les gustaría a las empresas. Por eso resulta de especial interés definir una política de cancelación adecuada, qué límites tiene y negociar las posibles penalizaciones con los operadores.

Software de gestión para evaluar

Si quiere garantizar el cumplimiento de la Política de Viajes y evaluar sus resultados con rapidez, apueste por un software de gestión. Hoy existen muchas soluciones, adaptadas tanto a grandes empresas como a pymes.

Con la optimización del sistema de gestión de documentos en el ámbito de los viajes de negocios, la empresa elimina la necesidad de firmar documentos manualmente para cada viaje de negocios (lo que ahorra no sólo papel, sino también tiempo de espera del papel firmado) y recibe en todo momento un informe puntual de todas las transacciones. Estos datos se pueden integrar en el sistema de análisis de la empresa y los empleados no tendrán que dedicar más tiempo a la elaboración de informes manuales.

La recopilación centralizada de información sobre los costes de los viajes durante el último período de las operaciones de la empresa y la información sobre el cumplimiento de la política de viajes ofrece una oportunidad para analizar en detalle cómo se deben asignar los fondos para un uso más eficiente.

Conclusión

Los viajes de negocios, así como los gastos de organización traducidos en horas de trabajo de los empleados de los departamentos administrativos y financieros que participan en su apoyo, representan uno de los mayores costes que tiene que asumir la empresa.

Como hemos visto, una Política de Gastos de Viajes bien definida, y que se abra a acuerdos y nuevas posibilidades del mercado, influye positivamente en la disminución de esos costes, en la economía de las horas de trabajo de los responsables y en el análisis financiero imprescindible para garantizar la eficiencia.


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