Si gestionas los viajes en tu empresa, sabes que tu trabajo va mucho más allá de “comprar vuelos y hoteles”. Cada desplazamiento impacta en el margen de los proyectos, en el tiempo que se pierde en tareas administrativas y en cómo viven los equipos el hecho de estar semanas o meses fuera de casa.

Tu reto como travel manager no es solo conseguir buenos precios, sino construir un modelo que aguante picos de demanda, que dé visibilidad a Dirección y que no te tenga apagando fuegos cada semana.

En este artículo aterrizamos las cinco necesidades clave de un travel manager que quiere ganar control, tiempo y peso estratégico dentro de la organización.

Ver el coste total de cada desplazamiento (no solo el alojamiento)

Tu primera necesidad es sencilla de formular y complicada de resolver: saber cuánto cuesta realmente cada desplazamiento. Más allá del vuelo y la mensualidad del piso, entran en juego:

• Transporte local (taxis, kilometraje, abonos, lanzaderas).

• Dietas adicionales si el equipo no puede cocinar o no tiene servicios cerca.

• Reubicaciones, ampliaciones de estancia y cambios de calendario.

• Tiempo improductivo por trayectos largos o alojamientos mal ubicados.

Cuando trabajas con esta foto completa, dejas de discutir solo “cuánto cuesta el alojamiento” y pasas a comparar escenarios: ¿te compensa pagar más por estar a 10 minutos del proyecto y reducir dietas y taxis o kilometraje? ¿Qué pasa con la productividad del equipo si acortas desplazamientos diarios?

Un proveedor de alojamiento que agrupa facturación por proyecto  te facilita muchísimo este análisis.

Reducir tareas mecánicas y fricción administrativa

Tu tiempo como travel manager es caro y escaso. Si para cada desplazamiento debes:

• Buscar opciones en portales generalistas.

• Negociar precios y condiciones uno a uno.

• Perseguir facturas corregidas y desgloses válidos.

• Gestionar incidencias con distintos interlocutores.

En esa situación, el coste oculto se dispara.

Apoyarte en soluciones especializadas como Homyspace, que centralizan la búsqueda y reserva de viviendas amuebladas por meses para empresas —con gestores personales que entienden desplazamientos corporativos, no turismo vacacional— te permite:

• Recibir solo propuestas alineadas con tu política de viajes.

• Canalizar cambios de fechas, ampliaciones o reubicaciones a través de un único contacto.

• Reducir considerablemente los correos cruzados y la incertidumbre de “quién lleva este caso”.

Así liberas tiempo para lo que realmente importa: analizar datos, mejorar la política de viajes y anticiparte a los próximos proyectos dentro de un modelo de alquiler temporal para empresas mucho más ordenado.

Convertir la política de viajes en una herramienta aplicable

Probablemente, ya tengas una política de viajes en PDF. El problema es que, si nadie la aplica en el día a día, se queda en papel mojado. Como travel manager, necesitas traducirla a criterios operativos que otros puedan usar sin llamarte a cada paso:

• Tipos de alojamiento por perfil (dirección, técnicos, cuadrillas, etc.).

• Rangos de presupuesto por ciudad y duración.

• Distancias máximas entre vivienda y centro de trabajo.

• Reglas para compartir piso (número de personas, perfiles que pueden convivir).

• Condiciones estándar de cancelación, ampliación y cambio.

Trabajar con un proveedor que entiende estas reglas y las incorpora en sus propuestas reduce enormemente las excepciones. Tu función deja de ser “policía de la política” para pasar a diseñar el marco, monitorizarlo y ajustarlo cuando cambian los proyectos o el contexto.

Cuidar la experiencia del empleado sin disparar el presupuesto

Un viaje rentable que quema al equipo no es sostenible. Tu cuarta necesidad como travel manager es encontrar el equilibrio entre coste y bienestar del empleado. En estancias de varias semanas o meses, la diferencia entre una habitación de hotel y un piso amueblado con cocina y zonas comunes es enorme:

• Poder cocinar y tener rutinas reduce el cansancio y el gasto en restaurantes.

• Disponer de espacio para descansar y, si hace falta, trabajar puntualmente, hace que la persona no sienta que “vive en un pasillo”.

• Estar en barrios con servicios cerca (supermercado, transporte, centro de salud) mejora mucho la percepción del desplazamiento.

Cuando trabajas con un partner acostumbrado a alojar trabajadores desplazados a partir de los 15 días y en múltiples destinos, no improvisas: te apoyas en experiencia específica y en criterios pensados para movilidad corporativa, no turística.

Dentro de un modelo de alquiler temporal para empresas, tu rol se conecta directamente con la estrategia de talento: influyes en que los mejores perfiles acepten proyectos fuera de su ciudad y quieran repetir.

Escalar sin colapsar: picos, incidencias y reporting

La quinta necesidad es que tu modelo sea escalable. No puedes rehacerlo cada vez que se abren nuevas obras, campañas o delegaciones. Aquí entran tres frentes:

Picos de demanda

Cuando se activan varios proyectos a la vez, necesitas:

• Cobertura en distintas ciudades.

• Tipologías variadas de vivienda para distintos perfiles.

• Capacidad para alojar varios equipos en paralelo sin buscar piso a piso.

Gestión de incidencias y reubicaciones

Averías, ruidos, cambios de planificación… las incidencias forman parte del juego. Como travel manager, necesitas:

• Un canal único para reportarlas.

• Tiempos de respuesta claros.

• Opciones de reubicación si el alojamiento deja de ser viable.

Cuanto más estructurado esté este proceso, menor será el impacto en el proyecto y en la satisfacción de las personas.

Datos y reporting

Sin datos, no puedes defender decisiones ante Dirección. Necesitas informes que te permitan ver:

• Costes por proyecto, área o país.

• Volumen y duración de las estancias.

• Tipos de incidencias más frecuentes.

• Valoración del alojamiento por parte de los empleados.

Concentrar la parte residencial en un proveedor especializado en alojamiento corporativo y alquiler temporal para empresas simplifica el reporting: menos fuentes, más trazabilidad y mejores argumentos para renegociar presupuestos o cambiar de estrategia.

El travel manager como aliado estratégico

Las cinco necesidades clave de un travel manager —visibilidad de costes, menos fricción, política aplicable, experiencia del empleado y escalabilidad— apuntan en la misma dirección: dejar de gestionar reservas sueltas y empezar a gestionar un modelo de movilidad corporativa.

Homyspace nace para ayudarte en esa transición: centraliza el alojamiento de trabajadores desplazados, aporta un equipo de gestión especializado y se integra en tu forma de trabajar. Tú sigues siendo la pieza clave, pero con más datos, más tiempo y menos incendios.