Muchas empresas empiezan delegando todos sus viajes en una Travel Management Company externa: vuelos, trenes, hoteles y cambios de última hora salen por el mismo canal y administración respira durante un tiempo. El modelo funciona bien mientras el volumen crece de forma ordenada y los desplazamientos son, sobre todo, cortos y repetitivos.

El punto de inflexión llega cuando aumentan los proyectos de media y larga estancia, los equipos se mueven por varias ciudades y finanzas, recursos humanos y operaciones necesitan más control del gasto y de la experiencia del empleado. Ahí tiene sentido replantearse hasta dónde debe llegar la travel management company externa y cuándo conviene que un gestor interno —en RR. HH., administración o un rol específico de viajes— asuma más protagonismo, apoyándose en proveedores especializados como Homyspace para las piezas que la TMC no cubre bien.

¿Qué aporta una travel management company externa (y dónde se queda corta)?

Una Travel Management Company externa suele encajar muy bien en estas situaciones:

• Muchos viajes cortos, repetitivos, con origen/destino similares.

• Necesidad de tarifas negociadas en transporte y hoteles.

• Equipos internos pequeños, donde administración no puede dedicar tiempo a cada reserva.
  

La travel management company externa centraliza reservas, aplica acuerdos con proveedores, ofrece un canal de atención 24/7 y genera informes básicos de gasto. Para muchas empresas es un salto de profesionalización respecto a gestionar cada viaje “a mano”.

El problema aparece cuando cambian los patrones de movilidad:

• Más proyectos por meses en distintas ciudades.

• Mezcla de viajes cortos con estancias largas.

• Equipos técnicos que necesitan viviendas, no habitaciones de hotel.

• Necesidad de imputar costes por obra, centro de coste o cliente con mucho detalle.

En ese punto, la travel management company externa suele cubrir bien el transporte, pero la parte de alojamiento de media estancia y el control operativo se vuelven más complejos.

Señales de que dependes demasiado de una travel management company externa

Algunas pistas de que tu modelo centrado en una travel management company externa se está quedando corto:

• Administración sigue apagando fuegos: aunque tengas una travel management company externa, el equipo interno sigue persiguiendo facturas, aclarando cargos y recolocando a gente cuando hay cambios en proyectos.

• RR. HH. no ve la película completa: es difícil cruzar datos de viajes con rotación, ausencias o clima laboral porque la travel management company externa entrega informes genéricos que no dialogan bien con tu realidad.

• La operativa de obra o servicio manda: jefes de proyecto, mandos intermedios o técnicos acaban auto–reservando alojamientos porque la travel management company externa no llega bien a las necesidades de media estancia.

• El coste “total” del desplazamiento no cuadra: solo ves el gasto que pasa por la travel management company externa, pero no el conjunto: dietas, taxis extra por malas ubicaciones, reubicaciones improvisadas, etc.

Cuando estas señales se repiten, es momento de plantearse un modelo híbrido: seguir aprovechando lo mejor de la travel management company externa, pero con alguien dentro que diseñe la estrategia de viajes y controle las decisiones clave.

El paso intermedio: de una TMC a un modelo liderado por RR. HH. y administración

En muchas empresas, el primer movimiento no es despedirse de la travel management company externa, sino reforzar RR. HH. o administración para que tomen las riendas del modelo.

En esta fase, la travel management company externa sigue gestionando parte del transporte y algunos alojamientos, pero:

• Administración define reglas claras de imputación de costes.

• RR. HH. incorpora política de viajes a su marco de persona/trabajo remoto/desplazamientos.

• Se centraliza internamente la relación con proveedores clave: alojamiento de media estancia, alquiler de coches, seguros, etc.

El rol de la travel management company externa pasa de “decidir por ti” a ser un proveedor más dentro de un sistema diseñado desde dentro. Y la empresa puede introducir partners especializados para cubrir huecos concretos: por ejemplo, Homyspace para vivienda por meses para trabajadores desplazados, dentro de un modelo de alquiler temporal para empresas que encaja con proyectos de 15 días a 11 meses. 

Cuándo tiene sentido crear un gestor de viajes interno

Tiene sentido pasar de depender casi solo de una travel management company externa a nombrar un gestor de viajes interno cuando:

• El gasto en viajes es significativo y necesitas más detalle por proyecto, cliente o ciudad.

• Hay muchos viajes recurrentes y estancias largas donde la travel management company externa no conoce tan bien la casuística como tu propio equipo.

• Quieres unificar criterios entre la travel management company externa, los proveedores de alojamiento y las políticas internas de dietas y desplazamientos.

En ese escenario, el gestor interno no sustituye a la travel management company externa, pero marca las reglas: define la política de viajes, decide qué pasa por la TMC y qué se gestiona directamente, negocia con proveedores clave (como el alojamiento por meses) y trabaja con administración para que cada viaje tenga centro de coste y condiciones claras desde el principio.

La vivienda por meses: el hueco que casi ninguna TMC cubre bien

Una de las razones habituales para reforzar el equipo interno es que la travel management company externa suele estar optimizada para viajes tradicionales (hotel + transporte), pero no para gestionar vivienda corporativa por meses.

Cuando la empresa:

• Desplaza equipos durante semanas o meses.

• Necesita pisos amueblados, con cocina, cerca de obras, plantas, hospitales o delegaciones.

• Quiere contratos claros empresa–empresa y facturas trazables por proyecto.

En estos casos, lo normal es que la travel management company externa quede corta y que RR. HH. o administración empiecen a buscar soluciones específicas de vivienda temporal.

Ahí encajan modelos como Homyspace, que actúan como partner especializado para encontrar y gestionar vivienda por meses para trabajadores desplazados, en coordinación con el gestor interno o con la propia travel management company externa. De esta forma, el alquiler temporal para empresas se integra en la estrategia general de viajes, sin que cada proyecto suponga empezar de cero.

Cómo dar el salto sin romper nada

Pasar de una travel management company externa “total” a un modelo con más peso interno no tiene por qué ser traumático. Puede hacerse en tres pasos muy concretos:

1. Mapear el estado actual: qué gestiona la travel management company externa, qué gestiona Administración/RR. HH. de manera informal, qué parte del gasto no está pasando por la TMC (por ejemplo, alojamientos por meses buscados a última hora).
2. Definir un reparto claro: decidir qué seguirá gestionando la travel management company externa, qué asumirá un gestor interno o RR. HH. y qué proveedores especializados se incorporan (vivienda por meses, transporte local, etc.).
3. Comunicarlo al negocio: explicar a mandos intermedios y equipos cómo se solicita un viaje, a quién acudir para cada cosa y qué cambia respecto al modelo anterior.

Lo importante es que el cambio no se viva como una ruptura con la travel management company externa, sino como una evolución natural: más control interno, mejor uso de los datos y un papel más estratégico para los partners externos allí donde aportan más valor.