Cuando una obra o un servicio 24/7 dependen de equipos desplazados, el alojamiento deja de ser un detalle logístico para convertirse en una pieza crítica de la operación. En ese contexto, las reubicaciones son el plan B que evita que una incidencia en la vivienda termine afectando a turnos, plazos y compromisos con el cliente.

Una avería de calefacción, un corte de agua, problemas de convivencia o un entorno poco seguro pueden obligar a mover al equipo de un día para otro. Si las reubicaciones no están previstas, la reacción suele ser improvisar: buscar pisos deprisa, pagar de más y aceptar ubicaciones que alargan los desplazamientos diarios. Con un protocolo sencillo y tiempos de respuesta claros es posible mantener la continuidad del servicio aunque el alojamiento inicial falle.

Riesgos reales de no tener un protocolo de reubicaciones

No contar con un marco definido para las reubicaciones no es solo “un poco de caos”. Tiene impacto directo en la operación, en los costes y en las personas.

Riesgo operativo

Sin protocolo, cada incidencia se gestiona como un caso aislado. Eso provoca técnicos que duermen mal o demasiado lejos de la obra, retrasos en el inicio de turno y más errores por falta de descanso. En proyectos críticos, la mala gestión de un cambio de vivienda puede incluso traducirse en paradas parciales.

Riesgo económico

Cuando se actúa “como se puede”:

• Se contratan alojamientos de urgencia a precios muy por encima de lo previsto.

• Se pagan a la vez el alojamiento antiguo y el nuevo mientras se tramita el cambio.

El resultado es un coste por noche total que se aleja del presupuesto inicial.

Riesgo laboral y reputacional

Estos cambios impactan directamente en cómo el equipo percibe la organización: sensación de desprotección, menor disposición a aceptar futuros desplazamientos y quejas internas que terminan llegando al cliente. Un protocolo claro transmite lo contrario: la empresa está preparada y cuida del equipo.

Pasos operativos para un protocolo de reubicaciones que funcione

Un protocolo útil no necesita ser complejo; necesita ser accionable. Estos son los pasos mínimos de un protocolo interno de reubicaciones de la empresa para activar y gestionar cambios de vivienda con equipos desplazados.

Definir cuándo se activa una reubicación

Primero, hay que acordar qué situaciones activan las reubicaciones y con qué urgencia:

• Incidencias críticas (≤ 12h): vivienda sin calefacción o luz, problemas graves de seguridad, daños estructurales.

• Incidencias importantes (24–48h): ruido constante, conflictos con vecinos, cambios de turno que exigen descanso diurno.

• Movimientos planificados (> 72h): cambio de frente de obra, nueva sede del cliente, fases distintas del proyecto.

Dejar estos escenarios por escrito evita discusiones y acelera la toma de decisiones.

Canal único para reportar incidencias

El protocolo interno de la empresa debe fijar un único canal para avisar de problemas de alojamiento: un email específico, un teléfono de guardia o un formulario interno. Conviene pedir siempre dirección de la vivienda, tipo de incidencia, nivel de urgencia y, cuando aporte contexto, fotos o vídeos. Así se gana trazabilidad y se evitan mensajes dispersos por distintas vías.

Flujo de decisión rápido

También debe quedar claro quién decide si se activa una reubicación y en qué plazo. Una referencia habitual:

• 2 horas para valorar incidencias críticas.

• 24 horas para incidencias importantes.

Cuanto más corta sea la cadena de aprobación (operaciones, RR. HH., compras), más fácil será mantener el servicio sin interrupciones.

Relación con el proveedor de alojamiento

Aquí es donde contar con un socio especializado marca la diferencia. Trabajar con una plataforma como Homyspace permite:

• Tener un gestor personal que conoce tus proyectos, tus necesidades y tus preferencias en cuanto zona.

• Acceder a viviendas alternativas en barrios bien comunicados, aunque no estén en pleno centro.

El protocolo debería detallar qué información se envía al proveedor y qué se espera a cambio (por ejemplo, primeras opciones en pocas horas en incidencias críticas).

Comunicación con el equipo desplazado

Los cambios de vivienda no solo mueven a las personas; también generan incertidumbre. El protocolo debe incluir quién comunica el cambio al equipo, cómo se comparten la nueva dirección, el horario de entrada y el contacto de llaves y cómo se gestiona el traslado. Una reubicación bien comunicada reduce el estrés y ayuda a mantener el foco en la obra o el servicio.

Cierre y registro de la reubicación

Por último, conviene registrar todas las reubicaciones: motivo principal, tiempo total de respuesta, distancia o tiempo de desplazamiento hasta el centro de trabajo y diferencia de precio por noche respecto al alojamiento original. Ese histórico permite mejorar el protocolo y ajustar el presupuesto de futuros proyectos.

Umbrales de servicio en reubicaciones: tiempos, radios y límites de precio

Para que las reubicaciones no dependan de “lo que se pueda hacer”, es útil fijar umbrales concretos.

Tiempos de respuesta

Como referencia:

• Propuesta de nueva vivienda en 3–6 horas en incidencias críticas.

• Cambio cerrado en 24–48 horas en incidencias importantes.

• Movimientos planificados con al menos 7–10 días de margen.

Radios y zonas preferentes

Muchas empresas prefieren no alojar al equipo en el centro de la ciudad, sino en zonas residenciales bien comunicadas y más cercanas al centro de trabajo. El protocolo puede fijar, por ejemplo:

• Hasta 30–40 minutos de desplazamiento máximo en capitales grandes como Madrid, Barcelona o Valencia.

• Hasta 20–30 minutos en ciudades medianas o entornos industriales como Zaragoza.

Cualquier reubicación que supere esos umbrales debería tratarse como algo excepcional y temporal.

Control de sobrecoste

Estos movimientos tienen impacto directo en el presupuesto. Para controlarlo, es útil establecer un porcentaje máximo de sobreprecio por noche frente a la reserva original y justificar los casos en los que se supere ese límite (eventos, ferias, picos de demanda). Trabajar con soluciones de alquiler temporal para empresas facilita este control porque toda la información de reservas y cambios está unificada.

Cómo te ayuda Homyspace

En Homyspace trabajamos a diario con empresas que no se pueden permitir parar una obra o un servicio crítico por un problema de vivienda. El objetivo es que las reubicaciones formen parte de un proceso controlado, no de una crisis recurrente.

Lo hacemos a través de:

• Un gestor personal como punto único de contacto.

• Una red de viviendas verificadas en zonas bien conectadas con los principales centros de trabajo.

Si quieres revisar cómo gestionas ahora el alojamiento de tus equipos desplazados y diseñar un protocolo de reubicaciones adaptado a tu realidad, entra en /empresas/, cuéntanos tu caso y uno de nuestros gestores te ayudará a ponerlo en marcha.