Cómo usar SES Hospedajes para el registro de huéspedes en tus alquileres

Si tienes una vivienda que alquilas de forma temporal, ya sea para estancias por trabajo, formación o cualquier otro uso no permanente, es probable que te preguntes si necesitas hacer el registro de huéspedes. La respuesta es clara: sí. 

Tanto si gestionas el piso tú mismo como si trabajas con una plataforma como Homyspace, es obligatorio comunicar a las autoridades los datos de cada persona que se aloje en tu vivienda. Esta guía te explica cómo hacer el registro de huéspedes de forma fácil, rápida y sin errores utilizando la plataforma oficial SES Hospedajes. 

¿Qué es el registro de huéspedes?

El registro de huéspedes es una obligación legal en España para todas las personas físicas o jurídicas que alquilan un alojamiento de forma no permanente, sea este un hotel, hostal, casa rural o vivienda particular destinada a alquileres temporales. 

Consiste en recopilar los datos personales de los inquilinos y comunicarlos a los cuerpos de seguridad (Policía Nacional, Guardia Civil, Mossos d’Esquadra o Ertzaintza, según la comunidad autónoma), en un plazo máximo de 24 horas desde su entrada al alojamiento. 

Aunque el alquiler no sea turístico, sino profesional o de media estancia (como los que gestionamos en Homyspace), el registro de huéspedes sigue siendo obligatorio. 

¿Qué es SES Hospedajes?

SES Hospedajes es la plataforma oficial habilitada por la Secretaría de Estado de Seguridad, en cumplimiento del Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, que regula la obligación de comunicar a las fuerzas de seguridad los datos de las personas que se alojan en establecimientos de uso no permanente, incluyendo viviendas en alquiler temporal. 

Este sistema sustituye al antiguo proceso en papel, permitiendo realizar el registro de huéspedes de forma digital y segura, sin tener que acudir presencialmente a una comisaría o cuartel. 

A través de SES Hospedajes puedes: 

• Dar de alta tu vivienda como alojamiento temporal. 

• Registrar a cada huésped que se aloje. 

• Comunicar entradas y salidas en tiempo real. 

• Generar justificantes oficiales de los partes enviados. 

Es una herramienta obligatoria si quieres evitar sanciones y cumplir con la normativa vigente. 

¿Por qué es importante hacer el registro de huéspedes?

Porque lo exige la ley. En concreto, la Ley Orgánica 4/2015 de Protección de la Seguridad Ciudadana establece que el propietario del inmueble o la persona responsable de la gestión del alojamiento debe realizar el registro de huéspedes en un plazo máximo de 24 horas desde la llegada del inquilino. 

No hacerlo puede acarrear sanciones de hasta 30.000 euros, aunque lo más habitual en casos leves son multas de 601 a 3.000 euros. Además, si ocurre alguna incidencia durante la estancia y no has hecho el registro, podrías verte en una situación complicada a nivel legal.  

¿Qué datos se deben incluir en el registro de huéspedes?

Antes de acceder a SES Hospedajes, asegúrate de recoger la siguiente información de cada huésped: 

• Nombre y apellidos. 

• Número y tipo de documento (DNI, pasaporte, NIE). 

• Nacionalidad. 

• Fecha de nacimiento. 

• Sexo.

• Fecha de entrada en la vivienda. 

• Firma del huésped (opcional si usas medios electrónicos). 

Es importante destacar que el registro de huéspedes debe realizarse individualmente para cada persona, no solo para el titular del contrato. 

Cómo usar SES Hospedajes paso a paso

Alta como establecimiento

Antes de empezar a registrar huéspedes, tienes que dar de alta tu vivienda en la plataforma del Ministerio del Interior: 

• Rellena los datos del titular del alojamiento. 

• Introduce los datos de tu vivienda (dirección, municipio, etc.).

• Espera la validación y la recepción de tus credenciales de acceso. 

Una vez hecho esto, podrás acceder con tu usuario y empezar a usar el sistema. 

Registro de huéspedes

Una vez recibes a un inquilino: 

• Accede a la plataforma con tus credenciales. 

• Selecciona el alojamiento registrado. 

• Haz clic en “Nuevo parte de entrada” y rellena los campos solicitados. 

• Si recibes varios huéspedes, deberás repetir el proceso para cada uno. 

• Una vez enviados, se generará un justificante con sello de tiempo. 

Este justificante sirve como prueba de que has realizado correctamente el registro de huéspedes y debes conservarlo durante al menos tres años, tal y como marca la ley. 

¿Cada cuánto hay que hacer el registro de huéspedes?

Debes hacerlo cada vez que una persona nueva se aloje en la vivienda, independientemente de si repite estancia o si ya fue registrada en otro momento. 

Además, cuando el huésped abandone la vivienda, es recomendable (aunque no obligatorio) comunicar la fecha de salida, especialmente si se trata de estancias largas. 

¿Quién puede realizar el registro?

El responsable legal del inmueble, es decir, el propietario o la persona física o jurídica a quien se haya delegado esa función (una agencia inmobiliaria o la plataforma con la que trabajas). 

En el caso de Homyspace, si gestionas tu piso con nosotros, te ayudamos a organizar y cumplir con el registro de huéspedes, asesorándote para que no te saltes ningún paso.

¿Qué pasa si no haces el registro de huéspedes?

No hacer el registro de huéspedes supone una infracción grave. Aunque la sanción varía según la gravedad del caso, se han impuesto multas de hasta 3.000 euros a propietarios por no haber comunicado adecuadamente la entrada de inquilinos. 

Consejos prácticos para anfitriones

Para que el registro de huéspedes sea un trámite fácil y sin errores, te dejamos algunos consejos: 

• Solicita el DNI o pasaporte siempre al hacer el check-in. 

• Registra a todos los ocupantes, aunque no todos figuren en el contrato. 

• Haz el registro el mismo día de entrada, no lo dejes para el día siguiente. 

• Guarda los justificantes digitalmente, organizados por fecha. 

• Informa al huésped de que sus datos se recogen por obligación legal, cumpliendo con el RGPD. 

¿El registro de huéspedes afecta a los alquileres temporales?

Sí, y este es uno de los errores más comunes entre los propietarios. Muchos creen que el registro de huéspedes solo aplica a los alquileres turísticos o a los pisos con licencia turística, pero no es así.

La normativa es clara: todos los alojamientos de uso no permanente deben registrar a los huéspedes, independientemente de que la estancia sea por turismo, trabajo, estudios o traslado temporal.

Así que si alquilas tu vivienda por semanas o meses a trabajadores desplazados, técnicos, consultores o estudiantes —como sucede habitualmente en Homyspace—, estás legalmente obligado a hacer el registro de huéspedes en la plataforma correspondiente.

No se trata del motivo del alquiler, sino de su carácter temporal y no permanente.