Cuando una empresa desplaza equipos a distintas ciudades, el alojamiento se convierte en un gasto recurrente que pasa por manos de operaciones, RR. HH. y, al final, por el departamento financiero. En ese recorrido, lo que debería ser un proceso sencillo termina a menudo en correos cruzados, descuadres y revisiones eternas de facturas. Precisamente por eso, hablar de facturación sin sustos ya no es un lujo, sino una necesidad para cualquier organización que trabaje por proyectos.

En Homyspace vemos a menudo el mismo patrón: proyectos bien ejecutados en campo que se complican en el cierre contable por cosas tan básicas como un CIF erróneo, un desglose de impuestos incompleto o extras que nadie sabe a qué centro de coste imputar. Implantar una política de facturación sin sustos pasa por identificar estos errores y apoyarse en proveedores que entiendan las necesidades corporativas, no solo las de quien reserva.

Top errores que rompen la facturación sin sustos

El primer paso hacia una facturación sin sustos es poner nombre a los fallos más frecuentes. En movilidad corporativa, algunos se repiten con demasiada facilidad:

1. CIF erróneo o datos fiscales desactualizados

Cambios de entidad a la que facturar (p. ej., pasar a la matriz u otra sociedad del grupo) o simples despistes hacen que se emita con datos antiguos o incorrectos (CIF, razón social, domicilio). Es el fallo más frecuente y termina en rectificaciones en cadena y retrasos en el cierre mensual.

2. Conceptos y periodos poco claros 

El problema de las empresas suele ser recibir documentos con detalle insuficiente: falta la dirección de la vivienda, el rango de fechas exacto, la persona/equipo, la obra o centro de coste y, a veces, extras sin referencia. Consecuencia: dudas de imputación, conciliación lenta y rectificaciones internas aunque los impuestos estén correctos.

3. Extras mal repercutidos o sin justificar

Limpiezas adicionales, copias/cambio de llaves, suministros consumidos (luz, agua, gas) cuando no están incluidos o superan el tope pactado, plazas de aparcamiento y ampliaciones de estancia son habituales. El problema llega cuando aparecen en factura sin preaviso al responsable, sin referencia interna o sin evidencia. Resultado: pérdida de control y cierre contable más lento.

4. Consolidación por obra o equipo mal resuelta

En empresas que trabajan por proyectos, un punto crítico es cómo se consolida la información: varias facturas dispersas para el mismo proyecto, trabajadores del mismo equipo repartidos en diferentes documentos o falta de referencia clara a obra, centro de coste o número de pedido interno. Esto obliga a Finanzas a “reconstruir” la realidad del proyecto a partir de facturas sueltas.

5. Falta de alineación entre quien reserva y quien contabiliza

Por último, muchas empresas descubren que el problema está en la comunicación interna. Quien gestiona las reservas (operaciones, oficina técnica, RR. HH.) no siempre comparte con Finanzas toda la información que este departamento necesita para clasificar correctamente cada gasto.

Cómo controlar estos errores y avanzar hacia una facturación sin sustos

Una vez identificados los fallos recurrentes, el siguiente paso para conseguir una facturación sin sustos es establecer controles sencillos, pero sistemáticos.

1. Ficha fiscal única y actualizada

Lo más eficiente para avanzar hacia una facturación sin sustos es acordar con tu proveedor (por ejemplo, Homyspace) una ficha fiscal de referencia y usarla de base para todas las facturas de alojamiento. Así, cualquier cambio de CIF o domicilio se actualiza una sola vez y se aplica de forma consistente en todos los proyectos.

2. Plantilla estándar de conceptos e impuestos

Otro paso clave hacia la facturación sin sustos es acordar con el proveedor un modelo estándar de conceptos:

• Alojamiento base.

• Servicios recurrentes (limpieza periódica, suministros, aparcamiento).

• Extras puntuales.

Cada línea de la factura debe incluir una descripción clara y el  impuesto a aplicar por el proveedor según la normativa y la naturaleza del servicio. Así se evitan interpretaciones y las facturas resultan legibles tanto para quien gestiona el proyecto como para quien las contabiliza.

3. Registro previo de extras y validación

Para acercarse a una verdadera facturación sin sustos, cualquier extra debería seguir este flujo:

• Se notifica el extra (quién lo solicita, para qué equipo y en qué vivienda).

• Se registra en un sistema o listado compartido con una referencia interna.

• Se valida antes de incorporarse a la factura.

Así, cuando el concepto aparezca en el documento final, Finanzas sabrá exactamente de dónde viene y a qué centro de coste imputarlo.

Caso práctico: así se ve una facturación sin sustos en la práctica

Imaginemos una empresa que desplaza a 25 técnicos a diferentes ciudades durante tres meses para varias puestas en marcha. En lugar de gestionar el alojamiento con múltiples intermediarios, decide centralizar el alquiler temporal para empresas con un solo proveedor acostumbrado a trabajar por proyectos.

Antes de empezar:

• Finanzas comparte una ficha fiscal única y los criterios de imputación por centro de coste.

• Se establece un cierre mensual interno por proyecto, agrupando las facturas recibidas del periodo y un resumen de alojamientos y extras.

Durante el proyecto:

• Cada ampliación de estancia o servicio extra se registra con referencia interna.

• Si trabajas con un proveedor corporativo como Homyspace, la información ya se centraliza y queda vinculada al código de cada reserva.

Al cierre del mes:

• La empresa recibe una factura por proyecto, con sus referencias internas, impuestos correctamente desglosados y sin sorpresas en concepto de extras.

• Finanzas imputa por proyecto así, aunque haya varias facturas por desplazamiento, no hay que reconstruir lo ocurrido en cada ciudad.

El resultado es una facturación sin sustos tanto para quienes están en el terreno como para quienes cierran las cuentas.

Llevar la facturación sin sustos a tu operativa de alojamiento

Conseguir una verdadera facturación sin sustos no va solo de “tener buenas facturas”, sino de diseñar un sistema en el que datos fiscales, desglose de conceptos, extras y consolidación por proyecto sigan una lógica común.

Si quieres revisar cómo estás recibiendo ahora las facturas de alojamiento de tus equipos desplazados, detectar posibles errores contables y avanzar hacia un modelo de facturación sin sustos apoyado en un partner especializado en movilidad corporativa, entra en /empresas/, cuéntanos tu caso y uno de nuestros gestores te ayudará a alinear la parte operativa del alojamiento con las necesidades reales de tu departamento financiero.