Cada vez más empresas necesitan mover a sus equipos de un país a otro para cubrir proyectos, reforzar delegaciones o prestar servicios especializados. España es uno de los destinos más habituales dentro de la Unión Europea, por lo que conocer los requisitos legales para el desplazamiento de trabajadores en España 2025 es esencial para garantizar el cumplimiento legal y la seguridad de tus empleados.

En esta guía práctica, actualizada con la Ley 45/1999 y los cambios normativos aplicables en 2025, te contamos qué obligaciones debe cumplir tu empresa, qué documentación es necesaria y cómo organizar todo el proceso sin riesgos.

¿Qué se considera un desplazamiento de trabajadores?

Un desplazamiento laboral se produce cuando un empleado desarrolla su actividad en España de forma temporal, manteniendo su contrato en el país de origen. No se trata de un traslado definitivo, sino de una prestación de servicios limitada en el tiempo.

Por eso, los requisitos legales para el desplazamiento de trabajadores en España 2025 se centran en asegurar que estos trabajadores mantienen sus derechos laborales, salarios y condiciones dignas mientras dure su estancia.

Este tipo de movilidad permite a las empresas responder con rapidez a necesidades de proyectos internacionales, cubrir picos de trabajo o trasladar conocimiento entre sedes. Sin embargo, para aprovechar estas ventajas es fundamental tener claros los requisitos legales y logísticos que acompañan a cada desplazamiento.

Marco legal de referencia en 2025

Los requisitos legales para el desplazamiento de trabajadores en España 2025 están regulados principalmente por:

• Ley 45/1999, de 29 de noviembre, sobre desplazamientos en el marco de prestación de servicios transnacional.

• Directiva 96/71/CE y sus actualizaciones, que fijan normas mínimas en la UE.

• Estatuto de los Trabajadores (artículos 40 y 41).

• Convenios colectivos aplicables en España.

• Normativa autonómica o sectorial en cada territorio.

Requisitos legales para el desplazamiento de trabajadores en España 2025

Para que un desplazamiento a España cumpla con la ley en 2025, la empresa debe atender a los siguientes puntos clave:

• Comunicación previa a la autoridad laboral: el desplazamiento debe notificarse antes del inicio mediante el modelo oficial. Se deben incluir datos de la empresa, duración prevista, lugar de trabajo y actividad. 

• Designación de un representante en España: la compañía debe contar con un representante legal en España que actúe como enlace con la Inspección de Trabajo.

• Condiciones laborales equivalentes: el trabajador desplazado debe recibir, como mínimo, las mismas condiciones salariales, horarios, descansos y medidas de igualdad que un empleado local. 

• Cobertura en seguridad social: es necesario acreditar que el trabajador sigue cotizando en su país de origen (formulario A1) o, en su defecto, inscribirlo en la Seguridad Social española. 

• Alojamiento digno: si la empresa proporciona vivienda, debe garantizar que cumple con los estándares de habitabilidad, higiene y seguridad exigidos en España. 

• Asistencia sanitaria: el trabajador debe tener acceso a la sanidad pública española mediante la Tarjeta Sanitaria Europea o contar con un seguro privado equivalente. 

• Duración máxima: el desplazamiento no puede superar los 12 meses en un periodo de 3 años, salvo prórroga justificada y comunicada que puede extenderlo hasta 18 meses. 

Documentación obligatoria

La Inspección de Trabajo puede requerir que la empresa conserve en España y en castellano:

• Contratos de trabajo vigentes.

• Nóminas y justificantes de pago.

• Horarios de trabajo y registro de jornada.

• Justificación de cotización en el país de origen.

• Evaluaciones de prevención de riesgos laborales.

Tener esta documentación accesible es uno de los requisitos legales para el desplazamiento de trabajadores en España 2025 más importantes, ya que su ausencia puede derivar en sanciones graves.

Además, muchas empresas optan por centralizar estos documentos en plataformas digitales o con proveedores especializados, lo que facilita auditorías y demuestra diligencia en caso de inspecciones.

Sanciones por incumplimiento en 2025

No respetar los requisitos legales para el desplazamiento de trabajadores en España 2025 puede tener consecuencias significativas:

• Multas desde 626 € hasta 187.000 €.

• Suspensión o bloqueo de la actividad en España.

• Responsabilidad solidaria de la empresa contratante española.

• Reclamaciones judiciales de los trabajadores afectados.

Buenas prácticas para cumplir con los requisitos

• Planifica con antelación los trámites y prepara la documentación necesaria.

• Centraliza la información en un sistema digital o con un proveedor especializado.

• Informa al trabajador de todas las condiciones antes del inicio del desplazamiento.

• Consulta convenios colectivos aplicables en el sector y región de destino.

• Incluye el alojamiento en tu protocolo de desplazamientos para evitar incidencias.

Implementar revisiones periódicas internas también es recomendable: auditar cada desplazamiento ayuda a detectar posibles fallos y a mejorar la gestión de futuras estancias.

Alojamiento temporal seguro y legal para trabajadores desplazados

Uno de los aspectos clave dentro de los requisitos legales para el desplazamiento de trabajadores en España 2025 es garantizar que los empleados cuenten con una vivienda digna, bien ubicada y con un contrato legalmente válido. No basta con proporcionar un lugar donde dormir: la normativa exige que el alojamiento cumpla estándares de habitabilidad y quede respaldado documentalmente. En este punto, Homyspace aporta la solución práctica para que las empresas puedan cumplir con la ley sin complicaciones y con la tranquilidad de que cada estancia está cubierta.

Los requisitos legales para el desplazamiento de trabajadores en España 2025 son claros: comunicación previa, condiciones equivalentes, cobertura social, asistencia sanitaria, alojamiento digno y respeto de los plazos máximos. Cumplirlos no solo evita sanciones, también protege la reputación de la empresa y la satisfacción de los empleados.

Con Homyspace, puedes cubrir uno de los aspectos clave de este proceso: el alojamiento temporal legal, seguro y adaptado a la normativa. Así, tu organización se centra en el proyecto mientras nosotros nos ocupamos de que los trabajadores desplazados cuenten con una vivienda adecuada.