El business travel management ya no es solo reservar vuelos y hoteles: es el sistema que conecta negocio, Finanzas, Compras y RR. HH. para que cada desplazamiento aporte rentabilidad, control y seguridad.

Cuando los viajes duran semanas o meses, el business travel management se convierte en una pieza estructural del modelo operativo: define cómo se aprueban los viajes, qué proveedores se utilizan, cómo se controla el gasto y qué experiencia viven las personas que se desplazan.

En este artículo revisamos los componentes clave de un business travel management maduro para que puedas auditar tu modelo actual y detectar dónde estás perdiendo dinero, eficiencia o visibilidad.

Definir el propósito de tu business travel management

El primer paso es entender por qué existe tu sistema de business travel management. Normalmente, combina cuatro objetivos corporativos:

• Controlar el coste total de los desplazamientos.

• Reducir la fricción administrativa y el tiempo invertido en tareas no core.

• Proteger a las personas que viajan, desde la seguridad física hasta el cumplimiento normativo.

• Mantener una buena experiencia del empleado, clave para atraer y retener talento.

Sin este propósito claro, el business travel management se convierte en una simple política de recorte de costes, desconectada del impacto en proyectos, márgenes y personas.

Política de viajes: segmentación y estándares

Un BTM sólido no trata todos los desplazamientos igual. La política de viajes debe combinar:

• Tipos de viaje: visitas comerciales cortas, formaciones, proyectos de obra, campañas estacionales, refuerzos de equipos, etc.

• Perfiles de viajero: dirección, mandos intermedios, técnicos, cuadrillas de obra, consultores, etc.

• Estándares por combinación viaje–perfil:
  • Categoría de alojamiento aceptada.
  • Rangos de presupuesto por día y por ciudad.
  • Niveles de aprobación según importe y duración.

El objetivo del business travel management aquí es pasar de decisiones caso a caso a reglas claras, conocidas y aplicables, que luego se puedan trasladar a proveedores y herramientas.

Arquitectura de proveedores e integraciones

Otro pilar del business travel management es decidir con quién trabajas y cómo se integra en tus sistemas. Suelen intervenir:

• Una TMC (Travel Management Company) o agencia de viajes para transporte y reservas estándar.

• Acuerdos con aerolíneas, trenes y cadenas hoteleras.

• Proveedores especializados en alojamiento por semanas o meses, cuando los equipos se desplazan durante más tiempo.

En este último punto, el hotel deja de ser siempre la opción óptima. Para estancias medias o largas, los equipos valoran disponer de cocina, espacios comunes y barrios bien conectados, mientras que Finanzas necesita contratos claros, facturas por proyecto y menos dispersión de reservas.

Aquí encajan partners como Homyspace, orientado a alojar trabajadores desplazados en viviendas amuebladas con contrato empresarial, soporte y facturación adaptada a proyectos. Integrar este tipo de proveedor en tu business travel management permite aplicar criterios homogéneos en distintas ciudades y reducir la improvisación.

Procesos transversales y flujos de aprobación

Un buen business travel management se traduce en procesos sencillos y repetibles, no en cadenas infinitas de correos. Un flujo básico podría ser:

1. Solicitud de viaje desde el área de negocio, indicando destino, motivo, fechas, proyecto y tipo de viajero.
2. Aprobación según importe, duración y categoría de viaje.
3. Reserva de transporte y alojamiento a través de los canales definidos (TMC, proveedor de vivienda, etc.).
4. Comunicación al empleado: condiciones del viaje, contacto ante incidencias, política aplicable.
5. Registro y conciliación de facturas en el sistema de gastos, vinculando cada coste a proyecto, cliente o centro de coste.

Cuanto más claro y automatizado sea este flujo dentro del business travel management, menos “atajos” se buscarán fuera de política y más fácil será auditar qué se ha hecho, por qué y con qué impacto económico.

Gobierno, riesgos y duty of care

El business travel management también es una herramienta de gestión de riesgos. Entre las responsabilidades habituales del sistema:

• Definir cómo se gestiona la seguridad del viajero (contacto, protocolos, zonas a evitar).

• Asegurar el cumplimiento normativo en materia laboral, fiscal y de prevención de riesgos.

• Documentar las responsabilidades de cada área: quién aprueba, quién reserva, quién responde ante incidencias.

• Establecer procedimientos ante emergencias, reubicaciones o cancelaciones masivas.

Este componente del business travel management resulta clave cuando la empresa opera en varios países, mueve cuadrillas a obras críticas o se compromete por contrato a determinados niveles de servicio.

Datos, cuadros de mando y mejora continua

Sin datos homogéneos, el business travel management se convierte en intuición. Algunos indicadores habituales:

• Coste total por proyecto, cliente o país.

• Coste medio por día de desplazamiento, segmentado por tipo de viaje.

• Porcentaje de viajes dentro de política frente a excepciones.

• Incidencias en alojamientos y tiempos de resolución.

• Feedback de las personas desplazadas.

Concentrar las estancias medias y largas en un partner especializado facilita disponer de datos consistentes y comparables. Un business travel management maduro utiliza esos datos para:

• Rediseñar la política de viajes.

• Renegociar acuerdos con proveedores.

• Ajustar presupuestos por ciudad y tipo de proyecto.

• Medir el retorno de decisiones de alojamiento, no solo su coste aislado.