En muchas empresas, los viajes de trabajo y las notas de gasto se siguen gestionando sin herramientas de T&E (travel & expense): correos, excels y tickets sueltos que consumen tiempo y hacen casi imposible saber cuánto está costando realmente cada desplazamiento y dónde se están perdiendo horas productivas.

Cuando las herramientas de T&E se implantan bien y se combinan con proveedores especializados —por ejemplo, para el alojamiento corporativo por meses— la gestión deja de ser un “mal necesario” y se convierte en una palanca directa de productividad, control y bienestar del empleado.

¿Qué entendemos por herramientas de T&E?

En el día a día, las herramientas de T&E son soluciones que agrupan en un mismo entorno la gestión de viajes y la gestión de gastos. Su objetivo es que:

• La persona que viaja solicite o reserve lo que necesita sin cadenas eternas de correos.

• Los responsables aprueben con criterios claros y siempre dentro de política.

• Los Departamentos de Finanzas y Administración reciban datos ordenados, listos para contabilizar e imputar por centro de coste o proyecto.

Las herramientas de T&E más útiles permiten aplicar las políticas de viaje de forma automática (límites, dietas, tipos de desplazamiento), centralizan todos los justificantes y se conectan con el sistema de gestión y la contabilidad de la empresa para reducir trabajo manual y errores.

Cómo las herramientas de T&E impactan en la productividad

Las herramientas de T&E bien configuradas se notan en tres niveles:

• Persona: menos tiempo haciendo reportes y más tiempo en tareas de valor. La app captura tickets, propone categorías y permite enviar la nota de gastos en minutos.

• Equipo: más visibilidad. Se ve qué viajes están en curso, qué solicitudes están pendientes y qué gastos se han generado, sin perseguir a nadie.

• Empresa: una única fuente de datos para leer el gasto por proyecto, cliente, ciudad o tipo de viaje, en lugar de sumar facturas sueltas.

Con este enfoque, las herramientas de T&E dejan de ser “un programa más” y se convierten en la base para decidir dónde optimizar costes sin empeorar la experiencia del empleado.

Opciones de software de gestión de viajes y gastos

No todas las herramientas de T&E hacen lo mismo ni tienen el mismo rol dentro de la empresa. A grandes rasgos, suelen agruparse en tres tipos:

• Plataformas centradas en la reserva de viajes, que añaden un módulo de gastos sencillo.

• Soluciones especializadas en notas de gasto, que se conectan con los canales que ya usas para reservar vuelos, trenes o alojamiento.

• Suites completas, que integran reservas, aprobaciones y gastos en un solo flujo.

A la hora de elegir, merece la pena fijarse en algunos mínimos:

• App móvil simple, pensada para quien está de viaje.

• Motor de políticas configurable, para que las reglas de la empresa vivan en el sistema.

• Integraciones con contabilidad, ERP (software de gestión central de la empresa) y herramientas de RR. HH.

• Informes que permitan leer el gasto por proyecto y centro de coste, no solo un “total mensual”.

Lo que las herramientas de T&E no suelen cubrir bien

Incluso las mejores herramientas de T&E tienen límites. La mayoría nacieron pensando en viajes cortos y hoteles, no en alojar cuadrillas durante meses ni en desplazamientos complejos ligados a proyectos. Ahí aparecen tres frentes:

• Alojamiento de media y larga estancia: requiere búsqueda específica, contratos empresa–empresa y un seguimiento durante toda la estancia.

• Proyectos con casuística compleja: obras, renovables, mantenimiento industrial, servicios sanitarios o ingenierías que necesitan dormir cerca de una planta, hospital o subestación.

• Gestión residencial e incidencias: relación con propietarios, cambios de vivienda, reubicaciones y control de facturación asociada.

Un partner como Homyspace, especializado en alquiler temporal para empresas, ayuda a cubrir ese hueco: localiza viviendas amuebladas, gestiona reservas y cambios y entrega una facturación ordenada y alineada con tus centros de coste.

Cómo encajar T&E y alojamiento corporativo por meses

La buena noticia es que no tienes que elegir entre tus herramientas de T&E y un modelo profesional de alojamiento. Se pueden hacer convivir si defines un flujo claro:

• Cuándo usar hotel y cuándo vivienda por meses: por ejemplo, hotel hasta cierto número de noches y vivienda amueblada a partir de ahí.

• Cómo se canaliza la solicitud: la persona que viaja lanza la petición en la herramienta de T&E y, cuando el caso es de media estancia, se solicita el alojamiento por meses a Homyspace como proveedor especializado. 

• Cómo lo gestiona finanzas: las reservas y la documentación se consultan en el portal de Homyspace, donde quedan centralizadas las facturas y los datos de cada estancia para que el equipo de finanzas pueda descargarlas y contabilizarlas según su criterio interno (proyecto, equipo o ciudad).

De este modo, tu sistema de T&E sigue siendo la columna vertebral de los viajes y los gastos, y el alojamiento corporativo se gestiona con criterios específicos, sin forzar la herramienta ni saturar a administración.

Beneficios combinados para la empresa y para el empleado

Cuando herramientas de T&E y proveedores de alojamiento por meses trabajan alineados, la empresa gana por partida doble:

• Más control de costes: puedes cruzar transporte, dietas y vivienda por proyecto, ciudad o cliente.

• Menos fricción interna: finanzas y administración dejan de reconstruir viajes a partir de correos; trabajan con datos estructurados.

• Mejor experiencia para el empleado: quien viaja sabe qué puede reservar en cada caso, a quién acudir y qué esperar del alojamiento.

Homyspace, como plataforma especializada en alquiler temporal para empresas, se integra en ese modelo: tú sigues usando tus herramientas de T&E para gestionar viajes y gastos, y nosotros nos encargamos de la parte residencial para trabajadores desplazados, con un gestor personal y un seguimiento durante toda la estancia.