Si gestionas una o varias viviendas en alquiler, es probable que lleves tiempo oyendo hablar de los PMS (Property Management Systems). Hasta hace poco sonaban a herramienta “de hotel grande”, pero el sector del alquiler se ha profesionalizado a toda velocidad y cada vez más propietarios se plantean usar un sistema de gestión para no vivir pegados a un Excel.

En 2026 el contexto aprieta por dos lados:

• Más regulación y fiscalidad digital (factura electrónica B2B y, en los próximos meses, sistemas de facturación adaptados a los requisitos de Verifactu, cuya implantación se ha retrasado un año frente al calendario inicial).

• Más canales, más reservas online y más expectativas de respuesta rápida por parte de inquilinos y empresas.

La pregunta ya no es sólo “¿uso o no uso un PMS?”, sino qué herramienta encaja con tu perfil como propietario: no es lo mismo gestionar 1–2 viviendas que un parque de 8 pisos o más de 20 unidades repartidas por varias ciudades.

En este artículo vemos cómo puede ayudarte un PMS en 2026 según tu tipología:

• Propietarios con 1–2 viviendas.

• Propietarios con 3–10 viviendas.

• Propietarios con más de 10 viviendas (perfil ya muy profesional).

Y cómo encajar ese sistema de gestión con un modelo estable como el del alquiler temporal para empresas sin complicarte la vida más de la cuenta.

Qué es un PMS y por qué será clave para los propietarios en 2026

Un PMS es, en esencia, el “cerebro digital” de tu negocio de alquiler: un sistema donde centralizas calendarios, reservas, precios, facturas, contratos y parte de la comunicación con inquilinos.

En el contexto actual, un PMS bien elegido te ayuda a:

• Evitar overbookings al sincronizar calendarios entre portales.

• Automatizar tareas repetitivas (emails de bienvenida, recordatorios, instrucciones de check-in).

• Controlar ingresos y costes por vivienda y por reserva.

• Ir preparándote para la facturación electrónica y los nuevos requisitos de software verificable (Verifactu) que Hacienda irá desplegando de forma progresiva a partir de 2027, tras el retraso del calendario inicialmente previsto.

Lo interesante es que el ecosistema de PMS ha cambiado: hay opciones ligeras pensadas para micropropietarios y soluciones mucho más potentes (y complejas) para gestores con muchas unidades. Por eso tiene sentido hablar de PMS por tipología de propietario.

Antes de elegir PMS: tres preguntas imprescindibles

Antes de mirar catálogos y demos de PMS, hay tres preguntas base que orientan cualquier decisión:

1. ¿Cuántas viviendas gestionas ahora y cuántas quieres gestionar en 2–3 años?
2. ¿Qué tipo de alquiler haces (turístico, media estancia, alquiler corporativo de media estancia, larga duración)?
3. ¿Cuánto tiempo quieres dedicar a la gestión diaria?

Tu respuesta a estas tres preguntas marca si necesitas un PMS muy sencillo, uno intermedio o una solución casi “de gestora profesional”.

Si tu objetivo es mantener un pequeño patrimonio de 1–2 viviendas y no crecer, tendrá sentido un PMS ligero o incluso ninguna herramienta específica. Si sabes que quieres llegar a 15 o 20 unidades, conviene pensar desde ya en un PMS que pueda crecer contigo.

PMS para propietarios con 1–2 viviendas: ¿necesidad real o “nice to have”?

Con 1–2 viviendas estás en un punto intermedio: tu gestión aún es “manejable”, pero tampoco quieres que te coma todo el tiempo.

Cuándo NO tiene sentido complicarse

Si tu situación se parece a esta:

• Un piso en una sola ciudad.

• Uno o dos canales de captación claros.

• Estancias medias o largas, con poca rotación.

Dar el salto a una plataforma avanzada puede ser desproporcionado: pagarías por funciones que no vas a usar. En este caso, suele ser suficiente:

• Usar el portal de propietario de cada canal.

• Llevar la facturación con un programa sencillo preparado para la factura electrónica cuando toque.

• Tener contratos claros y un registro básico de ingresos y gastos.

Cuándo sí merece la pena un sistema ligero

Un software simple empieza a tener sentido si:

• Ya combinas varios canales y sincronizar a mano te genera errores.

• Necesitas emitir facturas recurrentes a empresas o autónomos.

• Quieres automatizar mensajes estándar y registrar incidencias en un solo sitio.

En este segmento, busca una herramienta de gestión que:

• Sea fácil de aprender.

• No dispare costes fijos.

• Permita exportar datos si más adelante migras a otro PMS más potente.

PMS para propietarios con 3–10 viviendas: profesionalizarte sin volverte loco

Con 3–10 viviendas tu operación ya se parece a la de un pequeño operador. Aquí un buen PMS marca la diferencia entre “apagar fuegos” y tener un negocio ordenado.

Un PMS razonable en este tramo debería:

• Centralizar calendarios y precios de todas tus viviendas.

• Sincronizarse con tus portales principales para evitar overbookings.

• Automatizar comunicaciones clave (confirmaciones, normas de la vivienda, recordatorios).

• Integrarse con un sistema de facturación que pueda adaptarse a la factura electrónica y a Verifactu cuando Hacienda cierre su calendario.

• Ofrecer informes básicos: ingresos por vivienda, por canal, ocupación y estancia media.

Los errores habituales en este nivel son:

• Elegir un PMS demasiado básico que se queda corto en cuanto creces.

• O irse al extremo contrario y contratar una solución pensada para grandes cadenas, difícil de usar y cara.

Lo ideal es un PMS modular, donde puedas activar solo lo que necesitas: channel manager, módulo de limpieza, reporting más avanzado, etc.

PMS para propietarios con más de 10 viviendas: aquí ya no es opcional

Si gestionas más de 10 viviendas estás en terreno claramente profesional. Operar sin PMS o con hojas de cálculo suele traducirse en:

• Errores de calendario y tarifas.

• Oportunidades perdidas por falta de respuesta.

• Desorden en facturación y cobros.

En este tramo, un PMS debería:

• Gestionar tu cartera multiubicación, con reglas de precios por ciudad, zona o tipo de vivienda.

• Ofrecer reporting sólido: ingresos, ocupación, costes directos, estancia media.

• Conectarse con tu contabilidad o programa de facturación electrónica, pensando en que a partir de 2027 Hacienda exigirá programas verificables (Verifactu).

• Integrarse con cerraduras inteligentes, check-in online, herramientas de limpieza, etc.

Aquí no se trata solo de “tener un PMS”, sino de diseñar un pequeño ecosistema que te permita:

• Escalar sin duplicar equipo.

• Tener trazabilidad fiscal desde el primer día.

• Dar un servicio homogéneo a inquilinos y empresas.

Cómo encajar un PMS con Homyspace y la demanda de media estancia

Muchos propietarios combinan su PMS con plataformas especializadas en estancias por proyectos laborales. En el caso de Homyspace, el foco está en conectar viviendas amuebladas con compañías que desplazan a sus equipos por proyectos concretos en un modelo de alquiler temporal para empresas.

En la práctica, el PMS se convierte en:

• El lugar donde mantienes inventario, precios base y disponibilidad.

• La fuente de datos para decidir qué parte de tu cartera va a cada canal.

• El apoyo para emitir facturas y controlar cobros, mientras Homyspace te ayuda con la selección de empresas y la gestión de reservas.

Si tienes pocos pisos, puedes gestionar Homyspace solo con su portal de propietarios; si tienes muchas unidades, lo normal es que sea uno más de tus canales conectados a tu forma de trabajo, aunque el grado de integración dependerá del PMS elegido.