Cuando alquilas tu piso a trabajadores desplazados, hay algo más a tener en cuenta cuando tienes una reserva confirmada y un contrato firmado. Para cobrar de forma correcta y tener todo en orden a nivel fiscal, necesitas emitir una factura de alquiler desde el portal de Homyspace. Esa es la forma de que los datos coincidan con la reserva, el pago quede registrado y tanto tú como la empresa tengáis toda la documentación accesible en un solo lugar.

Muchos propietarios están acostumbrados a facturar “por su cuenta” en papel o con una plantilla antigua de Word o Excel. Con la implantación de VeriFactu, ese método dejará de ser válido: las facturas deberán generarse con software que cumpla los requisitos de verificación. Emitir una factura de alquiler desde el portal ahorra tiempo, evita errores de cálculo y garantiza que la empresa reciba exactamente lo que necesita para justificar el gasto. Además, te permite centralizar el histórico de facturas por reserva y por inmueble.

En este artículo veremos qué necesitas preparar antes de emitir una factura de alquiler desde el portal, cómo es el proceso paso a paso y qué errores conviene evitar para que el pago se procese sin retrasos.

Por qué emitir una factura de alquiler desde el portal

El portal de propietarios de Homyspace está pensado para concentrar en un solo sitio la información clave de tus reservas: contratos, facturas y datos de los inquilinos. Emitir una factura de alquiler desde el portal encaja con esa lógica: todo queda trazado y vinculado a una reserva concreta.

Cuando decides emitir una factura de alquiler desde el portal, obtienes varias ventajas muy claras:

• Evitas recalcular importes que ya están definidos en la reserva.

• Reduces errores en fechas de facturación y conceptos.

• Aseguras que la factura llegue a la persona adecuada dentro de la empresa.

• La envías automáticamente.

• Consigues que quede siempre accesible, por lo que evitas que se traspapele y te las reclamen porque no las encuentran.

• Tienes siempre la factura asociada a la reserva, sin correos sueltos ni versiones diferentes.

En un modelo de alquiler temporal para empresas, donde las reservas pueden durar varios meses, tener esa trazabilidad te da mucha más tranquilidad a medio y largo plazo.

Qué necesitas antes de emitir una factura de alquiler desde el portal

Casi nada. Cuando gestionamos la reserva ya recopilamos los datos clave, los precargamos en el portal y la factura se emite en dos clics, sin que tengas que reintroducir información.

Qué verás ya completado automáticamente:

• Tus datos fiscales (nombre/razón social, NIF/CIF y domicilio fiscal).

• Datos fiscales de la empresa inquilina (vinculados a la reserva).

• Periodo a facturar (mes completo, parte de mes o estancia concreta, según la reserva).

• Concepto estandarizado (p. ej., “alquiler vivienda amueblada [dirección] mes [mes/año]”).

Qué puedes ajustar si lo necesitas:

• Condiciones especiales: servicios incluidos, limpieza, suministros u otros detalles.

Con todo esto claro, estarás listo para emitir una factura de alquiler desde el portal sin tener que volver atrás a corregir datos básicos.

Paso a paso: cómo emitir una factura de alquiler desde el portal

A nivel práctico, el flujo para emitir una factura de alquiler desde el portal sería algo así:

1. Accede al portal de propietarios

Inicia sesión en tu cuenta de Homyspace con tu correo y contraseña. Desde ahí, puedes llegar a las facturas desde dos caminos: desde el apartado de Reservas  e ir a Facturas, o desde el propio apartado de Facturas.

2. Selecciona la reserva que quieres facturar

Dentro de la lista de reservas, localiza aquella para la que quieres emitir una factura de alquiler desde el portal y ve a generar la factura el periodo que necesites facturar.

Indica el número de la factura que vas a emitir; tu contabilidad marca esta numeración la, recuerda que siempre debe ser correlativa. Avanza dándole a Generar factura para acceder a la vista previa.

3. Genera y valida la factura

El portal precarga concepto, importe, fechas y tus datos fiscales desde la reserva. Revisa que coincidan con lo acordado y confirma. Solo edita si hay un extra variable pactado.

5. O sube la factura si la emites con tu propio programa

Si prefieres usar tu programa habitual de facturación o el de tu gestoría, también puedes hacer llegar al inquilino la factura de alquiler desde el portal subiendo una factura generada en otro sistema. En ese caso, prepara la factura en tu software de confianza y, una vez lista, utiliza la opción de “subir factura” o similar para adjuntarla a la reserva correspondiente.

Truco: usa el generador de facturas del portal como simulador para copiar los datos ya precargados (empresa inquilina, importes y periodo) y replicarlos en tu programa. Es más directo emitirla en el portal, pero si trabajas con tu propio software por numeración o contabilidad, puedes hacerlo y luego subirla sin perder la trazabilidad.

6. Valida y guarda la factura

El sistema registrará la factura, la asociará a la reserva y la pondrá a disposición de la empresa para su gestión interna. Si todo está correcto, el pago del alquiler por parte de la empresa inquilina podrá tramitarse según los plazos acordados.

Errores habituales al emitir una factura de alquiler desde el portal

La mayoría de los retrasos o impagos se deben a que la factura aún no se ha emitido.  El resto de incidencias son menores y suelen resolverse fácil cuando todo pasa por el portal. Los casos más frecuentes suelen ser:

• Fechas que no coinciden con el periodo realmente disfrutado.

• Datos fiscales incompletos o desactualizados.

• Conceptos demasiado genéricos que complican la imputación del gasto.

• Importes que no se corresponden con el contrato o con la reserva activa.

• Enviarla, pero que la reclamen después porque no la encuentran.

Cómo evitarlo, rápido:
Emite la factura desde el portal (los datos ya van precargados) o súbela vinculada a la reserva correspondiente. Si detectas alguna discrepancia con lo que figura en la reserva, avísanos antes de validar para ajustarlo y que el pago no se retrase.