La gestión de desplazamientos laborales se ha convertido en un aspecto estratégico para las empresas que operan en España. Las nuevas normativas que entran en vigor en 2025 afectan directamente a cómo se planifican, documentan y gestionan los viajes corporativos y los alojamientos temporales. 

Estar al día de estas novedades regulatorias en desplazamientos laborales es esencial para evitar sanciones, optimizar costes y garantizar la seguridad y el bienestar de los empleados desplazados.

En esta guía te explicamos los principales cambios que las empresas deben conocer, cómo adaptarse a ellos y de qué forma plataformas como Homyspace pueden ayudarte a cumplir con la normativa sin complicaciones. 

1. Un nuevo marco de movilidad laboral en España

En 2025, el Gobierno ha reforzado el marco legal de los desplazamientos laborales para mejorar la trazabilidad y el control administrativo de las estancias temporales.

Las novedades regulatorias en desplazamientos laborales establecen nuevas obligaciones para las empresas, que deben documentar con mayor precisión las condiciones de cada desplazamiento: 

• Duración del desplazamiento. 

• Centro de destino y tareas a realizar. 

• Condiciones salariales y de alojamiento. 

Este nuevo enfoque busca asegurar la igualdad de condiciones entre los empleados desplazados y los trabajadores locales, y reforzar el cumplimiento de la Ley 45/1999 y del Estatuto de los Trabajadores.

2. Comunicación obligatoria de desplazamientos nacionales

Una de las principales novedades regulatorias en desplazamientos laborales de  2025 es la obligatoriedad de comunicar los desplazamientos nacionales cuando superen los cinco días o impliquen cambio de comunidad autónoma. 

Hasta ahora, esta obligación solo se aplicaba a los desplazamientos transnacionales. Con la nueva normativa, las empresas deben: 

• Registrar cada desplazamiento en su sistema interno o plataforma digital.

• Conservar la documentación durante al menos tres años.

• Incluir detalles sobre alojamiento, duración y condiciones del desplazamiento.

No cumplir con esta exigencia puede derivar en sanciones por falta de trazabilidad o incumplimiento de los procedimientos de movilidad.  

3. Prevención de riesgos y bienestar en los alojamientos

Otra de las novedades regulatorias en desplazamientos laborales de 2025 se centra en la prevención de riesgos laborales en los alojamientos utilizados por empleados desplazados.

Las empresas deberán revisar sus planes de prevención para incluir factores como:

• Condiciones de habitabilidad, higiene y seguridad del alojamiento.

• Distancia entre la vivienda y el centro de trabajo.

• Accesibilidad, climatización y ergonomía.

Este cambio busca garantizar que las condiciones de vida durante el desplazamiento sean seguras y saludables, evitando riesgos físicos o psicosociales.

4. Documentación y trazabilidad del alojamiento corporativo

La gestión documental también forma parte de las nuevas exigencias. Las novedades regulatorias en desplazamientos laborales establecen que cada empresa debe poder acreditar:

• La legalidad y condiciones del alojamiento contratado.

• La titularidad del contrato o factura (a nombre de la empresa o del trabajador desplazado).

• Que los gastos están incluidos dentro de la política interna de movilidad o compensaciones.

En este contexto, plataformas como Homyspace facilitan la trazabilidad documental al centralizar contratos, facturas y reservas en un solo sistema, accesible tanto para el área de RR. HH. como para el departamento financiero.

5. Igualdad de condiciones y compensaciones

La normativa también refuerza el principio de igualdad de condiciones laborales entre empleados desplazados y los del centro de destino.
Estas novedades regulatorias en desplazamientos laborales exigen a las empresas revisar sus políticas de alojamiento internas para garantizar:

• Sueldos y dietas equivalentes al convenio del destino.

• Compensación económica adecuada por alojamiento o manutención.

• Acceso a los mismos derechos y servicios durante la estancia.

De esta manera, se busca evitar desequilibrios y proteger los derechos del trabajador desplazado.

6. Sostenibilidad y responsabilidad en la movilidad corporativa

En línea con la Agenda 2030, las novedades regulatorias en desplazamientos laborales también incluyen principios de sostenibilidad.

Las empresas deben fomentar políticas de movilidad responsable que reduzcan el impacto ambiental y promuevan entornos de vida saludables. Entre las medidas recomendadas se incluyen:

• Priorizar alojamientos energéticamente eficientes.

• Fomentar desplazamientos con baja huella de carbono.

• Colaborar con proveedores que cumplan criterios ESG.

Estas prácticas no solo cumplen con la regulación, sino que también refuerzan la imagen de la empresa como actor responsable.

7. Digitalización y control de los desplazamientos

La digitalización de los procesos es otra tendencia consolidada. Las novedades regulatorias en desplazamientos laborales promueven la creación de registros electrónicos y sistemas digitales de comunicación con la Administración.

Con herramientas como Homyspace, las empresas pueden:

• Controlar reservas, contratos y facturas desde una misma plataforma.

• Facilitar el acceso y la organización de la documentación relacionada con los alojamientos.

Homyspace contribuye a simplificar la gestión interna y reduce la carga administrativa. La tecnología se convierte así en una aliada para cumplir con la ley y reducir la carga administrativa.

8. Cómo prepararse ante las nuevas exigencias 

Para adaptarse a las novedades regulatorias en desplazamientos laborales, las empresas deben adoptar un enfoque estratégico que combine cumplimiento y eficiencia.

Algunas recomendaciones clave son:

• Actualizar la política de movilidad y alojamiento corporativo.

• Formar a los equipos de RR. HH. y movilidad en las nuevas obligaciones.

• Seleccionar proveedores especializados, como Homyspace, que garanticen cumplimiento normativo.

• Centralizar toda la documentación para facilitar la trazabilidad y el control de gastos.

Homyspace: tu aliado en la gestión legal y eficiente de desplazamientos laborales

En Homyspace ayudamos a las empresas a simplificar la gestión de la movilidad laboral, asegurando que cada alojamiento cumpla con los estándares legales, de calidad y bienestar que exige la normativa.

Nuestra plataforma centraliza la documentación, optimiza costes y ofrece soporte continuo durante todo el proceso de desplazamiento.

Con Homyspace, las novedades regulatorias en desplazamientos laborales dejan de ser un reto y se convierten en una oportunidad para profesionalizar la gestión y mejorar la experiencia de tus equipos desplazados.