La responsabilidad del mantenimiento de la vivienda alquilada a empleados es un aspecto clave cuando una empresa necesita realojar parte de su equipo en otra ciudad. En un entorno donde la movilidad laboral es cada vez más frecuente —ya sea por proyectos, auditorías, formaciones o aperturas de delegaciones—, disponer de un alojamiento adecuado forma parte de la operativa diaria.

Pero no siempre está claro quién debe responder si surge una avería o cómo se gestionan los costes de una incidencia. Definir esta responsabilidad desde el inicio es fundamental para evitar malentendidos, gastos imprevistos y pérdida de productividad.

Desde Homyspace, plataforma especializada en alquiler temporal de viviendas para empresas en toda España, te explicamos en esta guía cómo gestionar este tema de forma eficaz y sin complicaciones.

¿Qué implica la responsabilidad del mantenimiento de la vivienda alquilada a empleados?

Cuando una empresa alquila una vivienda para que la habite un trabajador, adquiere una serie de compromisos. Entre ellos, garantizar que el alojamiento esté en buen estado durante toda la estancia. Esta obligación se engloba dentro de lo que llamamos responsabilidad del mantenimiento de la vivienda alquilada a empleados.

Este concepto abarca:

• La gestión y resolución de averías.

• La coordinación con proveedores o propietarios en caso de incidencias.

• La definición clara de qué tipo de reparaciones cubre la empresa.

• La obligación de ofrecer al trabajador una vivienda funcional y segura.

No establecer con claridad esta responsabilidad puede derivar en problemas logísticos, legales y económicos para la empresa.

Por qué es tan importante para tu empresa 

Gestionar correctamente la responsabilidad del mantenimiento de la vivienda alquilada a empleados tiene efectos directos sobre varios aspectos clave del funcionamiento de tu empresa:

• Productividad: si un trabajador desplazado pierde tiempo por averías no resueltas, su rendimiento se ve afectado. Un entorno inadecuado impacta negativamente en su capacidad de concentración y eficiencia. 

• Imagen corporativa: proporcionar un alojamiento en condiciones óptimas, transmite profesionalismo, cuida la marca empleadora y mejora la percepción de los trabajadores sobre la empresa.

• Costes imprevistos: la falta de planificación en la gestión de incidencias puede suponer gastos adicionales no presupuestados, penalizaciones o incluso la necesidad de buscar una nueva vivienda de forma urgente.

• Seguridad legal: no atender ciertas reparaciones puede derivar en incumplimientos normativos, especialmente en materia de habitabilidad, prevención de riesgos o responsabilidad civil.

¿Quién debe asumir qué parte del mantenimiento?

Uno de los errores más comunes es pensar que el empleado debe hacerse cargo de reparaciones o gestiones relacionadas con el alojamiento. La realidad es que, en la mayoría de los casos, la empresa es responsable tanto del contrato de alquiler como del estado del inmueble durante la estancia.

La responsabilidad del mantenimiento se comparte entre el anfitrión y la empresa:

El anfitrión o propietario es responsable de entregar la vivienda en condiciones de uso al inicio del contrato.

La empresa, por su parte, es responsable de mantener el alojamiento en condiciones adecuadas durante la estancia del trabajador, lo que implica:

• Coordinar las reparaciones necesarias durante el periodo de ocupación.

• Definir por contrato qué tipo de mantenimiento está incluido.

• Asegurar la atención ágil ante incidencias para no interferir en el desempeño laboral del trabajador.

El empleado puede colaborar, pero no asumir responsabilidades legales

Es importante establecer mecanismos de comunicación para que los trabajadores reporten incidencias de forma clara y directa. No obstante, la responsabilidad del mantenimiento de la vivienda alquilada a empleados recae, por norma general, sobre la empresa o sobre el proveedor especializado que gestiona el alojamiento.

Tipos de mantenimiento: clasificación útil para empresas

Para gestionar correctamente la responsabilidad del mantenimiento de la vivienda alquilada a empleados, conviene distinguir entre distintos tipos de mantenimiento:

Mantenimiento urgente

Averías que afectan directamente a la habitabilidad de la vivienda (calefacción en invierno, fallos eléctricos, fugas de agua). La empresa debe garantizar una respuesta rápida y eficaz.

Mantenimiento correctivo menor

Reparaciones menores como cambiar una bombilla o reparar un grifo. Aunque parecen asuntos sin importancia, pueden afectar a la comodidad del trabajador y, por tanto, deben estar bien gestionadas.

Mantenimiento preventivo

Acciones programadas para evitar averías mayores, como la revisión de calderas o sistemas de climatización. En contratos de alquiler temporal, es recomendable que estas revisiones estén coordinadas por el proveedor.

Cómo evitar conflictos: establece reglas claras

La mejor forma de evitar problemas relacionados con la responsabilidad del mantenimiento de la vivienda alquilada a empleados es dejar todo bien definido desde el inicio.

Recomendaciones para empresas:

1. Utiliza contratos adaptados al alojamiento corporativo, no contratos estándar de alquiler residencial.
2. Establece quién se encarga de qué: diferenciar qué gestiona la empresa, qué gestiona el proveedor y qué debe comunicar el empleado.
3. Incluye cláusulas específicas sobre mantenimiento en el acuerdo de servicio con el proveedor.
4. Centraliza la comunicación a través de un canal único para incidencias.
5. Documenta todo por escrito para evitar ambigüedades o malentendidos.

La solución más eficiente: externalizar con un proveedor especializado

Gestionar directamente decenas o cientos de alojamientos puede suponer una carga excesiva para los equipos de RR. HH., operaciones o administración. Por ello, muchas empresas optan por externalizar esta gestión con plataformas como Homyspace.

¿Cómo gestiona Homyspace la responsabilidad del mantenimiento?

• Seleccionamos viviendas verificadas y en buen estado.

• Incluimos cláusulas claras de mantenimiento en cada contrato.

• Gestionamos la comunicación y coordinación de incidencias con el propietario o gestor del inmueble.

• Ofrecemos soporte al empleado durante toda la estancia, evitando que la empresa tenga que intervenir en el día a día.

• Centralizamos toda la información y la facturación.

Gracias a este enfoque, las empresas pueden garantizar que la responsabilidad del mantenimiento de la vivienda alquilada a empleados queda cubierta sin esfuerzo interno, con plena trazabilidad y con la tranquilidad de estar en manos de expertos.

Beneficios de una gestión profesional del mantenimiento

Externalizar o planificar adecuadamente la responsabilidad del mantenimiento de la vivienda alquilada a empleados permite a las empresas:

• Reducir carga operativa interna.

• Prevenir conflictos con empleados por problemas en la vivienda.

• Evitar costes imprevistos por averías no previstas.

• Cumplir con sus obligaciones legales y fiscales.

• Ofrecer una mejor experiencia al personal desplazado.

En entornos donde la movilidad laboral es constante, contar con un partner como Homyspace permite escalar sin perder el control ni aumentar la complejidad administrativa.

La responsabilidad del mantenimiento de la vivienda alquilada a empleados no debe dejarse a la improvisación. Una gestión eficaz en este ámbito evita conflictos, reduce costes ocultos y mejora la experiencia del personal desplazado.

Toda empresa que realoja empleados, de forma habitual o puntual, debe tener un protocolo claro sobre cómo se gestionan las incidencias, qué tipo de mantenimiento está cubierto y cómo se garantiza que las viviendas estén siempre en perfecto estado.

En Homyspace te ayudamos a centralizar y simplificar todo este proceso, permitiéndote dedicar tus recursos a lo que realmente importa: tu negocio.