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Consejos para ahorrar en el alojamiento en los viajes de negocios

Publicado en 23 mayo, 2019 por Flor Julián

Los viajes por trabajo cada vez suponen un gasto más importante en el presupuesto corporativo. Por ello, cuando llega el momento de planificar un nuevo desplazamiento, las empresas empiezan a destinar personas, recursos y tiempo para conseguir las mejores opciones con el menor coste posible. Para lograr esta eficiencia, estos son algunos consejos para ahorrar en el alquiler del alojamiento temporal de los trabajadores:

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-Reservar con antelación: Independientemente de la ciudad a la que se realice el desplazamiento, la disponibilidad de opciones siempre va disminuyendo conforme se acerca la fecha del viaje, puesto que va quedando menos oferta de alojamientos entre los que escoger. Esto se debe a que la alta demanda hace que se agoten las opciones disponibles, lo cual puede obligar a tener que recurrir a elecciones de última hora que acaban saliendo más caras o no encajan bien con lo que se está buscando.

-Contratar a una empresa especializada para la gestión: al contrario de lo que se cree, pagar por los servicios de un gestor del alojamiento puede abaratar hasta un 60% de los costes del alquiler, como le ocurre a la mayoría de clientes de Homyspace. Contamos con una base de datos de miles de casas y pisos, tenemos capacidad de negociar precios y condiciones con nuestros propietarios, y nuestra tecnología permite encontrar en unos pocos minutos la mejor opción que encaje con las necesidades del cliente entre miles de alternativas disponibles en el mercado. Esto supone a las empresas un ahorro de tiempo, esfuerzo de búsqueda y costes por conseguir las mejores ofertas sin tener que dedicar a un trabajador para se encargue de esta tarea que podría ocuparle horas o días.

– Asignar un presupuesto de referencia para el alquiler: si bien establecer presupuestos rígidos puede ser contraproducente a la hora de encontrar opciones que encajen con las necesidades de la empresa y el trabajador, resulta necesario establecer un importe máximo aproximado para que el responsable de la búsqueda pueda establecer las diferente opciones, teniendo en cuenta tanto los requisitos del alojamiento como el gasto disponible. Esto puede hacer que se prioricen zonas, estilos de apartamentos, servicios incluidos, etc.

-Detallar las necesidades del empleado antes de comenzar a buscar: si van a necesitar wifi para mantenerse conectados, servicios de limpieza semanales, parking para los vehículos de los trabajadores, conexiones de transporte cercanas, …Todo eso debe tenerse cuenta en la definición del tipo de alojamiento que se busca y considerar los gastos adicionales necesarios para lograr la mayor comodidad y satisfacción posible en el viaje de los trabajadores.

-Ser flexible e identificar prioridades: alojarse en un hotel supone, en la mayoría de casos, un gasto por noche del doble del importe que en el caso de apartamentos amueblados de alquiler temporal. Esto se debe a que lleva servicios incluidos que pueden evitarse si no son estrictamente necesarios. Estar abierto a elegir nuevas opciones supone ahorrar costes y optimizar los recursos sin renunciar a la comodidad de los empleados. También ser flexibles en fechas o en zonas puede ayudar a encontrar mejores alternativas cambiando unas prioridades por otras.

Si quieres agilizar el proceso de reserva y minimizar los costes del alquiler, confiar en un gestor de alojamiento de viajes corporativos como homyspace tiene sus ventajas, sobre todo en tiempo y optimización de recursos.

Categoría: Para Empresas

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