La situación es la siguiente: como empresa tiene que desplazar a empleados a otra ciudad para realizar un trabajo puntual y empieza la planificación del viaje, incluida la búsqueda del alojamiento.
Al tratarse de una tarea que requiere esfuerzo y tiempo, se encuentra con dos posibles escenarios: encargarse de ella directamente o fijar un presupuesto para que sean los empleados quienes realicen la gestión de la reserva y de las dietas.
¿Cuál es la alternativa más eficiente si lo que busca es minimizar costes y maximizar la satisfacción de tus trabajadores durante el viaje?
Analicemos las variables que entran en juego para llegar a las conclusiones correctas.
Índice
Precios del alquiler: ¿presupuesto rígido o dinámico?
Fijar un presupuesto máximo para este concepto sirve para establecer límites destinados a los gastos del alquiler. Además permite hacer una estimación previa para la búsqueda de opciones que entren dentro del montante.
En este sentido, algunas organizaciones simplemente establecen un presupuesto de viaje de negocios rígido, por ejemplo a 100 euros por noche, independientemente del destino escogido o las fechas. Otras establecen presupuestos basados en la ciudad en la que se alojarán sus empleados, intentando ajustar los precios a las realidades locales y a sus tasas promedio.
Sin embargo, conviene valorar primero los precios del mercado y de las distintas opciones para que esa estimación sea lo más precisa posible.
Realizar un trabajo profesional implica en este aspecto confeccionar unos presupuestos para el alojamiento que varíen teniendo en cuenta factores como la temporada, destinos del desplazamiento, tendencias de precios del mercado e incluso necesidades concretas del perfil de trabajador desplazado.
Por ejemplo, nada tiene que ver un alojamiento para trabajadores en Barcelona en una semana cualquiera del año con el coste que supondría una reserva en las fechas de celebración del Mobile World Congress.
Con presupuestos rígidos, los empleados tienen que elegir entre opciones limitadas, que no siempre encajan con sus necesidades y pueden condicionar su comodidad y satisfacción futura. Si se asigna un presupuesto muy por debajo del mercado se quedarán sin opciones o escogerán las menos adecuadas, lo que podría influir en su productividad.
Por el contrario, si el montante está muy por encima de lo necesario, acabarían malgastando esa inversión, perjudicando la rentabilidad de la empresa. En el equilibrio de ambos conceptos se encuentra la respuesta adecuada.
Opciones de alojamiento
Adoptar presupuestos dinámicos permite aprovechar oportunidades únicas y asegurar que las elecciones de alojamiento de los empleados no sólo son adecuadas para una estancia confortable, sino que lo aprovechan para lograr un rendimiento mayor.
A veces, una pequeña variación en el presupuesto puede producir un incremento sustancial en la comodidad del trabajador durante su estancia y, por ende, en su satisfacción.
En Homyspace, nuestros gestores utilizan la tecnología para encontrar las opciones que mejor encajan en los presupuestos de las empresas, teniendo en cuenta sus necesidades específicas.
Así, gracias a nuestro software corporativo exclusivo, podemos ofrecerle los mejores inmuebles teniendo en cuenta la relación calidad-precio del piso y la disponibilidad para las fechas demandadas.
Esto supone, en la práctica, un ahorro tiempo y esfuerzo de búsqueda, ya que rastrea alternativas en nuestra base de datos entre miles de opciones disponibles en el mercado.
Ahorrar frente a recortar costes
La mayoría de los directores financieros y de Recursos Humanos están de acuerdo en que, cuando se trata de estrategias de gastos de viaje, el objetivo es más el de ahorrar que el de recortar costes.
Las empresas que han tenido éxito en el ahorro de costes empiezan con la planificación e implementación de estrategias bien planificadas para reducir los gastos.
Es importante recordar, además, que lo que funciona bien para una empresa puede no hacer lo mismo para la suya, por lo que conviene encontrar su propia solución.
Estudio previo
El objetivo es encontrar las opciones que más se adapten a las necesidades de su empresa y de sus empleados. Para ello realizamos un estudio previo, que parte necesariamente de la información relevante que se traslade a nuestros gestores.
Para la elaboración de un presupuesto flexible y realista tenemos en cuenta factores como las zonas de preferencia, fechas exactas, características del inmueble requerido, servicios extra, conexiones de transporte necesarias, etc.
Cuanta más información nos traslades, y más precisa sea, mejores resultados obtendremos para alcanzar juntos los objetivos.
Conclusión
Las empresas derrochan dinero de muchas maneras y los gastos para el alojamiento de los viajes de negocios representan casi siempre una de las áreas a considerar en este sentido.
Es esencial saber dónde se está invirtiendo, si en realidad se están cubriendo las necesidades de los empleados o incluso si se están empleando excesivos recursos respecto a la media del mercado.
El primer paso para cambiar esta tendencia es contar con nuestros profesionales, que le ayudarán a conseguir unos presupuestos ajustados y adaptados a las circunstancias.
¿Vas a desplazar trabajadores próximamente? Contacta con nosotros.